مدارک ضروری سفر؛ چک‌لیست طلایی هر راهنمای حرفه‌ای
پیش از حرکت هر تور، تنها داشتن تجربه و مهارت کافی نیست؛ مدارک رسمی و قانونی هم به اندازه مهارت‌های ارتباطی اهمیت دارند. راهنمایی که مدارک کامل در اختیار دارد، سفر را مطمئن‌تر، حرفه‌ای‌تر و بی‌دغدغه‌تر اجرا می‌کند.
مقدمه
راهنمایان عزیز گردشگری! پیش از آغاز هر سفر، یکی از مهم‌ترین وظایف شما بررسی و دریافت مدارک رسمی از آژانس برگزارکننده است. این مدارک نه‌تنها اعتبار حضور شما در مسیر را تضمین می‌کند، بلکه پشتوانه‌ای برای حفظ حقوق حرفه‌ای‌تان در برابر نهادهای نظارتی است. اگر تاکنون به جزئیات این مدارک دقت نکرده‌اید، اکنون وقت آن است که با فهرستی دقیق و توضیحاتی کاربردی، نگاه حرفه‌ای‌تری به سفرهای خود داشته باشید.
این نوشته برگرفته از کتاب «راهنمایی تور و قوانین و مقررات» نوشته آقای «محمد منظرنژاد» است.
مدارک مورد نیاز برای اجرای سفر
راهنمایان باید بدانند هنگام عقد قرارداد سفر، چه مدارکی را باید از آژانس گردشگری دریافت کنند و اهمیت هر یک از آن‌ها چیست. متأسفانه در بسیاری از موارد مشاهده می‌شود که راهنمایان از نحوه همکاری با شرکت‌های خدمات مسافرتی آگاهی کافی ندارند و در پایان تور، هم راهنما و هم آژانس از نتیجه کار ناراضی‌اند. به همین دلیل، در این بخش فهرستی از مدارک لازم برای سفرهای داخلی، ورودی و خروجی ارائه می‌شود تا راهنمایان با مطالعه آن بتوانند روند کاری خود را بر اساس استانداردهای حرفه‌ای سامان دهند:
حکم مأموریت راهنما
نامه نیروی انتظامی
حکم مأموریت راننده
فهرست مسافران گروه
الحاقیه بیمه مسئولیت و حوادث
جزئیات کامل برنامه سفر
مجوزهای مورد نیاز (برای مناطق حفاظت‌شده محیط‌زیست یا تردد شهری)
کد ناجا
فهرست اتاق‌بندی مسافران
فرم خام هزینه‌های تور
فهرست شماره‌های ضروری
تنخواه‌گردان
قرارداد بین راهنما و آژانس گردشگری
برنامه سفر با جزئیات
بلیت‌های مربوط به سفر (هواپیما یا قطار)
راهنما باید در زمان تنظیم توافقات سفر، تمامی این مدارک را از مدیر فنی یا مدیرعامل آژانس دریافت کند تا اطلاعات لازم برای اجرای صحیح تور را در اختیار داشته باشد. در ادامه، به توضیح هر یک از مدارک و اهمیت آن‌ها پرداخته می‌شود.
حکم مأموریت
راهنما موظف است پیش از آغاز سفر، از شرکت خدمات مسافرتی حکم مأموریت کتبی دریافت کند. در این حکم باید تاریخ و ساعت آغاز و پایان سفر، مسیر حرکت و تعداد مسافران مشخص باشد. در طول مسیر ممکن است ارگان‌های نظارتی حکم مأموریت را مطالبه کنند؛ بنابراین این حکم باید به نام راهنما صادر شده و با شماره کارت او مطابقت داشته باشد. در غیر این صورت، حضور راهنما در مقام نماینده شرکت از نظر قانونی معتبر نیست.
این حکم علاوه بر رسمیت فعالیت راهنما، بخشی از سوابق کاری او نیز محسوب می‌شود. بنابراین لازم است راهنما پس از پایان سفر، یک نسخه از حکم را نزد خود نگه دارد تا در زمان تمدید کارت راهنمای تور یا ارائه سوابق کاری به اداره کل میراث فرهنگی و گردشگری، از آن استفاده کند.
حکم مأموریت باید بر روی سربرگ رسمی شرکت گردشگری با درج شماره مجوز و پروانه فعالیت نوشته و به امضای مدیرعامل و مدیر فنی برسد. در غیر این صورت، از نظر اداری و قانونی فاقد اعتبار است. امضای افراد غیرمسئول یا بدون مجوز رسمی در حکم مأموریت پذیرفته نیست و ممکن است مدیرعامل یا مدیر فنی نیز در صورت بروز مشکل، مسئولیت آن را نپذیرند.
نامه نیروی انتظامی
یکی از مدارکی که باید پیش از حرکت در اختیار راهنما قرار گیرد، نامه رسمی نیروی انتظامی است. در این نامه به پلیس اعلام می‌شود که تور مورد نظر از سوی آژانس گردشگری دارای مجوز برگزار می‌شود و راهنمای گروه نیز به‌طور رسمی معرفی شده است. برای هر استان باید این نامه به‌صورت جداگانه و بر روی سربرگ شرکت تهیه شود تا در صورت درخواست پلیس، ارائه آن مشکلی ایجاد نکند.
در تورهای ورودی، تورگردان موظف است از قبل «کد ناجا» را دریافت و در نامه درج کند. همچنین می‌توان نسخه‌ای از نامه را برای پلیس استان‌های مسیر ارسال کرد تا هماهنگی‌های لازم انجام شود. اطلاع نیروی انتظامی از برگزاری سفر به تأمین امنیت گردشگران کمک می‌کند؛ در برخی موارد حتی پلیس راهور یا نیروهای انتظامی برای حفظ امنیت، گروه را اسکورت کرده‌اند.
با این حال، داشتن نامه نیروی انتظامی مجوزی برای بی‌توجهی به قوانین رانندگی نیست. راننده موظف است همه مقررات و اصول اخلاقی رانندگی را رعایت کند و در صورت تخلف، طبق قانون با او برخورد خواهد شد.
مدارک و شرایط لازم برای راننده
راننده وسیله نقلیه گردشگری باید مدارک زیر را همراه داشته باشد:
گواهینامه معتبر
کارت سلامت جسمی و روانی
کارت اخلاق
دفترچه کار رانندگی
کارت وابستگی به شرکت حمل‌ونقل
کارت شناسایی هوشمند
کارت شناسایی ناوگان
صورت‌وضعیت و بیمه‌نامه معتبر
کارت سوخت
نامه مأموریت
دستگاه GPS و تاخوگراف
اتوبوس‌های توریستی نیز باید طبق استانداردهای پلیس راهور تجهیز شوند. مواردی مانند سلامت لاستیک‌ها، نصب پلاک جلو و عقب، سالم بودن کمربندها، وجود کپسول آتش‌نشانی، داشتن مجوز تردد در شهرهای دارای محدودیت، لباس رسمی و منظم راننده، جعبه کمک‌های اولیه، علائم ایمنی، زنجیر چرخ، سیستم‌های صوتی، تصویری و سرمایشی سالم از ضروریات است.
قوانین حمل‌ونقل جاده‌ای و مدارک رانندگان
رانندگانی که در حوزه حمل‌ونقل عمومی جاده‌ای فعالیت می‌کنند، علاوه بر مدارک عمومی نظیر گواهینامه و بیمه شخص ثالث، باید مدارک زیر را نیز دارا باشند:
دفترچه کار رانندگی: این دفترچه، سند فعالیت راننده است و بر اساس قانون، رانندگی بدون آن ممنوع است. در صورت تخلف، دفترچه می‌تواند تا شش ماه ضبط شود.
کارت شناسایی هوشمند: کارت عکس‌دار صادره از سازمان راهداری است که مشخصات راننده را از مبدأ تا مقصد ثبت می‌کند.
کارت وابستگی: نشان‌دهنده شرکت حمل‌ونقلی است که وسیله نقلیه به آن تعلق دارد.
کارت سلامت جسمی و روانی: توسط مراکز معتبر وزارت بهداشت صادر می‌شود و بدون آن فعالیت راننده غیرقانونی است.
کارت شناسایی ناوگان حمل‌ونقل: جهت ثبت آماری مشخصات ناوگان و هماهنگی با پلیس راه و شرکت‌های حمل‌ونقل مورد استفاده قرار می‌گیرد.
دفترچه مدت کار و بازرسی سرعت: توسط نیروی انتظامی صادر می‌شود و میزان کار راننده و تخلفات احتمالی او در آن ثبت می‌گردد. در صورت تخلف، راننده ممکن است برای مدتی از فعالیت محروم شود.
برای مطالعه ادامه مطالب، به کتاب «راهنمایی تور و قوانین و مقررات» مراجعه فرمایید.
